De nos jours, l’e-mail est le moyen le plus utilisé lors des échanges professionnels. Il permet de pallier l’absence du ton et du contexte d’une réelle conversation. Pour celà, on va devoir écrire un mail professionnel.
Vous devez écrire des mails professionnels, mais vous ne savez pas vous y prendre ? Comment rédiger des emails/courriels simples, concis et clairs, tout en étant précis et convaincant ?
Suivez ces quelques étapes pour rédiger un e-mail professionnel réussi lorsque vous êtes l’Expéditeur!
Avant d’écrire un mail professionnel..
Avant de vous mettre à la rédaction d’un mail professionnel, vous devez :
- Choisir une adresse mail sérieuse : restez classique ! Il n’y a rien de mieux que votre nom et votre prénom collés ou séparés par un tiret ou un point. Évitez des adresses qui ne font pas professionnel, vous risquez de faire mauvaise impression
- Analyser le profil du Destinataire pour savoir quel ton adopter.
Écrire un mail professionnel en 5 étapes
Un e-mail professionnel doit être formel : on ne le rédige pas de la même manière qu’un e-mail non professionnel. Il faut respecter une structure précise et faire bon usage des règles de rédaction. Vos Destinataires vous remercieront !
Voici le plan d’écriture à suivre pour réussir votre mail professionnel :
1— L’objet à insérer dans la messagerie électronique
Il ne faut pas sauter cette étape, autrement votre message pourra faussement être considéré comme spam/spams malgré la présence d’antispam.
L’objet de l’e-mail paraît dans la boîte mail de votre correspondant avant même d’ouvrir l’e-mail. Le titre de l’e-mail doit être court sinon on ne pourra pas le lire en totalité depuis la boîte de réception. On vous conseille de vous limiter à 5 ou 8 mots, au maximum 25 caractères.
Afin de respecter ce seuil, vous pouvez omettre les articles et les mots de liaison et opter pour des phrases nominales.
Pour être plus précis, ciblez les mots-clés dans l’objet de votre mail professionnel. Ainsi, vous pourrez bien refléter son contenu : on doit tout de suite savoir de quoi il s’agit !
2— La formule d’appel pour écrire un mail professionnel
Quand on rédige un e-mail professionnel, il faut rester courtois. La prise de contact commence par la formule d’appel. Dans le milieu professionnel, elle dépend essentiellement :
- Du contexte de l’e-mail,
- De votre relation avec le destinataire : supérieur hiérarchique, client, collègue ou autre,
- Et de l’intimité de votre relation sur le spectre de formalité.
Pour un mail professionnel, c’est suffisant d’utiliser le titre de l’interlocuteur suivi de son nom de famille.
Si vous ignorez le nom, le sexe et le titre de la personne à qui vous vous adressez, des formules passe-partout existent par exemple : « Bonjour / Bonsoir » ; « Madame, Monsieur, » voire « Chère Madame, cher Monsieur, ».
3— Le corps de l’e-mail professionnel
La lecture d’un mail professionnel doit être rapide, veillez donc à ce qu’il ne soit pas trop long. On vous conseille d’utiliser des phrases courtes et des outils de liaison appropriés.
Tenez-vous à un langage courant facile et compréhensible. N’ajoutez pas de détails techniques ou d’abréviations qui risquent de l’encombrer, surtout si vous n’êtes pas sûr qu’ils soient évidents.
L’entame est la première partie du corps de l’e-mail. Elle permet de contextualiser votre courriel et de :
- Vous introduire si nécessaire,
- Préciser comment vous avez eu leurs coordonnées (à travers un collègue, sur un site, etc.),
- Rappeler l’information principale très brièvement.
Juste après, passez au vif du sujet. Soyez direct et abordez les points du plus important au moins important pour être certain que le message passe. Essayez de mettre une idée par paragraphe, puis séparez-le du prochain par un saut de ligne.
4— Conclure son e-mail
À la fin de la rédaction de votre mail professionnel, vous n’aurez plus qu’à :
- Clôturer par une formule de politesse,
- Signer l’e-mail : la signature peut inclure votre nom ou celui de votre entreprise, votre titre professionnel et/ou votre site professionnel.
Pour gagner du temps, il est possible de programmer votre courrier électronique pour insérer une signature personnalisée automatiquement.
5— Relire votre e-mail
Vous avez fini d’écrire votre mail professionnel ! Toutefois, ne faites pas l’erreur de l’envoyer sans vous relire.
Cela va vous permettre de reformuler les passages ambigus, de supprimer les répétitions, mais surtout de corriger les erreurs d’inattention d’orthographe et de grammaire. Il existe plusieurs logiciels à cet effet.
Un e-mail professionnel est à votre image ! Assurez-vous qu’il soit parfait avant de l’envoyer.
Un conseil : votre messagerie peut contenir des pièces jointes, que cela soit sur Hotmail.fr ou gmail.com.
Les adresses email jointes ne doivent pas paraître suspectes aux yeux des serveurs Smtp.
Le risque c’est que vos courriers atterrissent dans les indésirables .
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